Difference between revisions of "Project procedure (Mondrian)"

Revision as of 14:34, 25 January 2017

Op deze pagina worden afspraken ten aanzien van de werkwijze vastgelegd voor het Mondriaan Editieproject. Daarmee bedoelen we de organisatie van het daadwerkelijke onderzoek en archivering van bestanden en documentatie die daarbij nodig zijn of die daaruit voortkomen. Behalve ter verantwoording van de gehanteerde aanpak is dit document ook bedoeld als houvast voor editeurs en andere medewerkers van het projectteam. Aan het project wordt over een zeer lange periode gewerkt door meerdere personen met deels verschillende verantwoordelijkheden en uiteenlopende werktijden. Het is noodzakelijk dat zij zich allen houden aan dezelfde, hieronder beschreven uitgangspunten voor de tekstbewerking, het inhoudelijk onderzoek, het schrijven van annotaties en commentaar, het opslaan van de vergaarde en geproduceerde digitale bestanden en het beheer van (digitale en papieren) onderzoeksdocumentatie. Het belang van deze ‘discipline’ is tweeledig. Ten eerste een efficiënt werkproces: wanneer iedereen zich aan dezelfde uitgangspunten houdt, kan werk gemakkelijker gedeeld en verdeeld worden; eventuele nieuwe medewerkers (met name stagiairs) kunnen gemakkelijker aanhaken als de aanpak voorgeschreven is; en de kans op het vergeten van ‘hoe we dat ook alweer deden’ wordt erdoor gereduceerd. Ten tweede bepaalt consistentie in hoge mate de uiteindelijke kwaliteit en betrouwbaarheid van de editie. Een consistente aanpak vanaf het begin draagt daar heel veel aan bij. Tijdens het onderzoek — in elk geval in de eerste jaren, en zeker totdat alle onderdelen van het editieproces ten minste eenmaal aan de orde zijn geweest — zullen regelmatig nieuwe beslissingen over de werkwijze genomen moeten worden en oude bijgesteld. Telkens zullen die keuzes en afspraken direct moeten worden opgenomen in dit document.

Repository

Voor het Mondriaan Editieproject is schijfruimte ingericht op een repository zodat teamleden werkend vanuit het RKD en het Huygens ING toegang tot de documenten hebben. Dit document is bedoeld als verantwoording voor de wijze waarop welke informatie op welke plaats kan worden opgeborgen op de repository. Voor de continuïteit en vindbaarheid van documenten voor alle medewerkers van het project is het essentieel dat de hieronder beschreven richtlijnen worden gevolgd. Bovendien kan dit document helpen bij twijfel bij opberging van gegevens of raadpleging.

Inchecken en updaten

Alle bestanden die voortkomen uit het project (dus niet alleen de tekstbestanden maar ook de documentatie, administratie etc.) worden opgeslagen in de Repository. Het is van groot belang dat alle vergaarde informatie voor alle medewerkers in het project beschikbaar is. Om die reden is het volgende een volstrekt vereiste:

1. ALVORENS ZIJN/HAAR COMPUTER (AAN HET EINDE VAN DE DAG) AF TE SLUITEN DOET ELKE MEDEWERKER EEN COMPLETE CHECK-OUT NAAR DE REPOSITORY. Vaker uitchecken is zeker toegestaan.
2. BIJ HET OPENEN VAN DE SVN-CLIENT DOET ELKE MEDEWERKER EEN COMPLETE CHECK-IN UIT DE REPOSITORY.

Voor alle typen bestanden zijn mappen gemaakt met een vastgestelde indeling. Het is toegestaan nieuwe bestanden in bestaande mappen toe te voegen (als ze daar ook thuishoren). Het toevoegen, verwijderen of verplaatsen van mappen is achter alleen toegestaan na overleg door editeurs en documentalist omdat anders bij in- en uitchecken verwarring kan ontstaan.

Gebruikers

De editeurs werken voornamelijk in de map Teksten. Daarnaast zijn zij verantwoordelijk voor de mappen Apparaat, Verantwoording en Tests. In deze mappen maken zij zelf documenten aan. In de submappen onder Commentaar werken ze in bestaande documenten en maken, in overleg met de documentalist, nieuwe documenten aan. De documentalist is verantwoordelijk voor de submappen onder Commentaar en maakt bestanden aan. De documentalist voegt hier nieuwe gegevens aan toe, die onder andere worden aangeleverd door de editeurs. Alle documenten in de mappen Apparaat, Teksten en Verantwoording worden door de documentalist ter raadpleging gebruikt maar zal daar geen wijzigingen in aanbrengen.

Overige opmerkingen

Voor de leesbaarheid zijn de namen van de hoofdmappen in hoofdletters weergegeven. Bij documentatiemateriaal dat wordt gescand uit boeken, wordt altijd de voorkant opgenomen.

Structuur repository

De hoofdstructuur van de repository is als volgt:

• Administratie
• Bibliotheek
• Commentaar
  • Begeleidende teksten
  • Biografische Mondriaan documentatie
• Documentatie
  • Info – per brief
  • Organisatie – kunst
  • Organisatie – overig
  • Personen
  • Publicaties
• Inventarisatie_beheer
  • Bewaarplaatsen
  • Herkomstonderzoek
  • Inventarisatie
  • Selectie pilot
• Secundair
• Teksten
  • Letters
  • Letters Preliminary
  • Writings
• Tests and Samples
• Verantwoording
  • Editieverantwoording (van N-schijf)
  • Documentation

Administratie

Stageopdrachten en reisschema’s bijvoorbeeld.

Bibliotheek

Inhoud

In de Bibliotheek komt alle relevante literatuur voor het project en bevat scans of digitale versies van volledige publicaties die een fysieke publicatie kunnen vervangen. De bibliotheek is een hulpmiddel en maakt strikt genomen geen deel uit van de opbouw van de annotaties (zoals /Personen e.d.).

De enige eis is dat het bestand compleet moet zijn, dus een volledig gescand boek of een volledig artikel/hoofdstuk uit een boek. Omdat de bestandsnaam kort en bondig moet zijn, dient alle informatie over het gescande boek of hoofdstuk/artikel duidelijk in het document zelf voor te komen en moet altijd de voorkant van het boek gescand worden. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen artikelen of boeken. Per publicatie wordt een submap Gemaakt (voorstel EdV: pas aanmaken als er meerdere documenten per publicatie zijn, anders onnodig veel klikken). Zo kunnen behalve scans bijvoorbeeld ook informatie óver de publicatie opgenomen worden; achtergrond van ontstaan van een publicatie bijvoorbeeld. Naamgeving De opbouw van bestandsnamen voor documenten in deze map: <achternaam auteur>_<titel, spaties door middel van underscores>_<jaartal van publicatie>

Lange titels worden verkort; ze moeten significante informatie over het gescande boek of hoofdstuk/artikel geven; altijd moet de titelpagina van de publicatie gescand worden.

Door de opbouw van de bestandsnamen in de map is deze alfabetisch gerangschikt.

NB. Voor publicaties van Mondriaan is een aparte submap.

Commentaar

Map bevat alle documenten die gegevens bevatten voor alle vormen van inhoudelijk editeurscommentaar (m.n. annotaties, biografieën, inleidingen e.d.). De documenten zijn verschillend van aard: het gaat om Word-bestanden, die door het Mondriaan-team zijn samengesteld, scans uit boeken en bijvoorbeeld foto’s. De map /Commentaar is verdeeld in verschillende submappen. Documentatie

Info-per brief

Bevat mappen voor elke brief; de briefmap bevat bestanden met gegevens die belangrijk zijn bij het annoteren maar die onder geen van de andere categorieën (die hierna volgen) thuis te brengen zijn. De Word-bestanden en scans of andere documenten die bij de betreffende brief horen, zullen dezelfde naam krijgen als de brief.

Inhoud dossier

De briefmap bevat een bronnenmap voor reproducties en een voor de materiële beschrijving van de betreffende brief.

Structuur dossier

[nog schrijven]

Naamgeving dossier

De mappen hebben uitsluitend het viercijferige MEP-nummer. Eerder bleek dat een naamgeving die bestond uit de datum, gevolgd door geadresseerde sterk onderhevig is aan verandering. Daardoor vormde die constructie geen betrouwbare bestandsnaam. Het MEP-nummer is misschien lastiger om mee te werken omdat niet in één oogopslag duidelijk is om welke brief het gaat (dan moet je de inventarisatie erbij pakken), maar de MEP-nummers blijven wel hetzelfde.

De naamgeving van het dossier is als volgt opgebouwd:

Brievenmap <viercijferige MEP-nummer>
	BRON_<MEP-nummer>
		Repr_<MEP-nummer>
                Mat_beschr_<MEP-nummer>

Organisatie - kunst

Onder ‘kunstorganisaties’ worden verstaan alle instellingen, organisaties, bedrijven, verenigingen etc. die gebaseerd zijn op betrokkenheid bij kunst. Dus musea, kunstenaarsverenigingen, kunsthandels/galeries, tentoonstellingen e.d.

Inhoud dossier

Alle kunstorganisaties die in de brieven voorkomen, krijgen eigen dossiers. Deze dossiers bestaan uit afzonderlijke mappen, bedoeld om gegevens te verzamelen voor het maken van annotaties. De mappen kunnen verschillende soorten documenten bevatten, waaronder één Word-bestand met eigen, samengestelde informatie en scans van fragmenten uit boeken relevant voor de betreffende organisatie. De kern van het dossier wordt gevormd door het Word-bestand met de volgende categorieën:

• Volledige naam
• Actieve jaren
• Nationaliteit
• Kwalificatie
• Vestiging van de organisatie (locatie)
• Vermeldingen in brieven
• Aanvullende informatie
• Record in RKDartists&
• Annotaties

Structuur dossier

De structuur van deze dossiers is als volgt:

Titel <naam van de organisatie> <tussen ronde haken jaren dat organisatie actief was, als dit te vinden is> <Nationaliteit en kwalificatie> Gevestigd op <adres en plaatsnaam, indien dit van belang is of genoemd wordt in de brieven>

Vermeldingen in brieven • <MEP-nummer van de brief onderstreept> <2x tab> <verwijzing annotatie in brief> • Citaat tussen enkele aanhalingstekens

Aanvullende informatie

Record in RKDartists& • Permalink

Annotaties

Naamgeving

De bestandsnaam voor documenten in Org-kunst bestaat uit de volledige naam van de betreffende kunstenaarsvereniging, museum etc. Woorden worden aan elkaar geschreven, spaties door middel van underscores. Als het bijvoorbeeld om een kunsthandel gaat en het woord ‘galerie’ maakt officieel deel uit van de naam, dan wordt deze als zodanig opgenomen. Is alfabetisch niet inzichtelijker? LJ Dit is in overeenstemming met de regels van invoer van kunsthandels in RKDartists&. Dit leidt bijvoorbeeld tot ‘Galerie_Nierendorf’ en ‘Valentine_Gallery’.

Voor bijvoorbeeld tentoonstellingen waarvan het (nog) onbekend is om welke tentoonstelling het precies gaat, wordt de volgende opbouw van bestandsnamen gehanteerd: <TS>_<plaats van de tentoonstelling>_<jaartal> (bijv. TS_New_York_1937) De map /Organisatie - kunst is automatisch alfabetisch gerangschikt.

Organisatie-overig

Bevat mappen met dossiers van alle overige bedrijven, instellingen etc., al dan niet commercieel. Bijvoorbeeld immigratiedienst, advocatenkantoor, scheepvaartmaatschappij, theosofische vereniging, etc.

Inhoud dossier

De kern van het dossier wordt gevormd door een Word-bestand met dezelfde categorieën als bij kunstorganisaties, voor zover van toepassing. Het dossier kan ook andere documenten bevatten zoals webpagina’s, scans van fragmenten uit boeken relevant voor de betreffende organisatie.

Structuur en naamgeving dossier

Voor de naamgeving en structuur van het dossier /Organisatie - overig: zie /Organisatie - kunst, mutatis mutandis.

De map /Organisatie - overig is automatisch alfabetisch gerangschikt.

Personen

Alle personen die in de brieven voorkomen, krijgen een persoonsdossier. Voor bijvoorbeeld kunsthandelaren met een eigen galerie die ook verzamelden, wordt alles over de persoon en de handel in één dossier verzameld. Bij Valentine Dudensing komen alle gegevens in het document over de galerie. In het document van de persoon wordt alleen een verwijzing naar de galerie opgenomen.

Inhoud dossier

Deze dossiers bestaan uit afzonderlijke mappen, bedoeld om gegevens te verzamelen voor het maken van annotaties. De kern van het dossier wordt gevormd door een Word-bestand met de volgende categorieën:

• Volledige naam
• Kwalificatie

Kunsthandelaar, kunstenaar, verzamelaar etc.

• Genoemde kunstwerken
• Vermeldingen in brieven (citaten uit brieven van Mondriaan waarin deze persoon voorkomt)
• Aanvullende informatie

Algemene gegevens (achtergrondinformatie) die door de editeurs of de documentalist zijn/is achterhaald en van belang zijn/is bij het maken van annotaties.

• Record in RKDartists&

Hier komt de permalink uit RKDexplore zodat de records eenvoudig te raadplegen zijn voor de editeurs.

• Annotaties

De mappen kunnen verschillende soorten documenten bevatten, waaronder één Word-bestand met eigen, samengestelde informatie en scans van fragmenten uit boeken relevant voor de betreffende persoon.

Structuur dossier

<voornaam>, <achternaam> <geboorte-en sterfdata> <nationaliteit en kwalificatie, indien bekend>

Genoemde kunstwerken

Vermeldingen in brieven

• <MEP-nummer van de brief onderstreept> <2x tab> <verwijzing annotatie in brief>
• Citaat tussen enkele aanhalingstekens

Aanvullende informatie

Record in RKDartists&

• Permalink

Annotaties

Naamgeving dossier

De bestandsnamen voor documenten in /Personen wordt als volgt opgebouwd: <Achternaam in hoofdletters>_<voornaam in kleine letters>

Mocht twee keer dezelfde naam voorkomen maar het betreft een ander persoon dan kunnen geboorte-en sterfdata worden toegevoegd, bijvoorbeeld: HELION_Jean_(1900-1944) HELION_Jean_(1904-1987)

De map /Personen is automatisch alfabetisch gerangschikt.

Publicaties

Bevat documenten met informatie over in de brieven en geschriften genoemde boeken, tijdschriften, brochures en andere al dan niet commerciële publicaties. De mappen kunnen verschillende soorten documenten bevatten, waaronder één Word-bestand met eigen, samengestelde informatie en scans van fragmenten uit boeken relevant voor de betreffende tijdschriften, kranten en andere publicaties. De documenten in deze map zijn anders opgebouwd dan de persoons- en organisatiedossiers en hebben een eigen template, waarin de naam, actieve jaren, nationaliteit en kwalificatie van de krant of het tijdschrift staan vermeld. Bij publicaties wordt volstaan met de vermelding van de auteur, titel en plaats en jaar van uitgave. Daarnaast zijn de gebruikelijke categorieën, vermeldingen in brieven, aanvullende informatie, record in RKDartists& en annotaties, opgenomen. In de map /Commentaar is weliswaar een onderscheid gemaakt in een aantal categorieën maar die zullen in de praktijk regelmatig overlappen; zo kan een galerie een catalogus uitgeven; informatie daarover kan in /Organisatie - kunst en in /Publicaties.

Structuur dossier

<naam van tijdschrift of krant> <tussen ronde haken jaren dat tijdschrift of krant actief was> <Nationaliteit en kwalificatie> of <auteur van de publicatie>, <titel publicatie>, <plaats en jaartal van uitgave>

Vermeldingen in brieven

• <MEP-nummer van de brief onderstreept> <2x tab> <verwijzing annotatie in brief>
• Citaat tussen enkele aanhalingstekens

Aanvullende informatie

Record in RKDartists&

• Permalink

Annotaties

Naamgeving dossier

De bestandsnamen voor documenten in Publicaties betreffen de namen van tijdschriften en kranten. Woorden worden van elkaar gescheiden door middel van een underscore. Deze map is alfabetisch gerangschikt.

Inventarisatie_beheer

Bewaarplaatsen

Alle oude versies van beeldmateriaal van brieven opslaan in repository in de map Inventarisatie_beheer/Bewaarplaatsen zoals ze worden toegestuurd door de beherende instellingen. De kans bestaat dat er kleine foutjes insluipen bij het overhevelen naar de map ‘Info per brief’ in de repository. Het scheelt veel uitzoekwerk als ik dan terug kan grijpen op de originele bestanden.

Herkomstonderzoek

[Nog beschrijven]

Inventarisatie

Drie mappen in dit Excel-bestand: brieven van Piet Mondriaan, Geschriften van Mondriaan en brieven aan Mondriaan. Hier komt de toelichting op de inventarisatie van alle brieven en geschriften. Termen uitschrijven, zoals EDS bij alternatieve datering (= door de editeurs vastgestelde datering van een brief). Kleurcoderingen uitleggen: geel is voorlopig/onzeker, oranje is vervallen brieven, paars zijn briefverwijzingen van Louis Veen.

Inventarisatie beeldmateriaal

Van de ongedateerde brieven wordt voorlopig de alternatieve datering aangehouden met het oog op de sorteerfunctie van Excel. De cel waarin zo’n alternatieve datering in de dateringskolom is opgenomen, is geel gemaakt om te voorkomen dat het lijkt alsnog deze voorlopige datering is vastgesteld.