Project procedure (Mondrian)

Op deze pagina worden afspraken ten aanzien van de werkwijze vastgelegd voor het Mondriaan Editieproject. Daarmee bedoelen we de organisatie van het daadwerkelijke onderzoek en archivering van bestanden en documentatie die daarbij nodig zijn of die daaruit voortkomen. Behalve ter verantwoording van de gehanteerde aanpak is dit document ook bedoeld als houvast voor editeurs en andere medewerkers van het projectteam. Aan het project wordt over een zeer lange periode gewerkt door meerdere personen met deels verschillende verantwoordelijkheden en uiteenlopende werktijden. Het is noodzakelijk dat zij zich allen houden aan dezelfde, hieronder beschreven uitgangspunten voor de tekstbewerking, het inhoudelijk onderzoek, het schrijven van annotaties en commentaar, het opslaan van de vergaarde en geproduceerde digitale bestanden en het beheer van (digitale en papieren) onderzoeksdocumentatie. Het belang van deze ‘discipline’ is tweeledig. Ten eerste een efficiënt werkproces: wanneer iedereen zich aan dezelfde uitgangspunten houdt, kan werk gemakkelijker gedeeld en verdeeld worden; eventuele nieuwe medewerkers (met name stagiairs) kunnen gemakkelijker aanhaken als de aanpak voorgeschreven is; en de kans op het vergeten van ‘hoe we dat ook alweer deden’ wordt erdoor gereduceerd. Ten tweede bepaalt consistentie in hoge mate de uiteindelijke kwaliteit en betrouwbaarheid van de editie. Een consistente aanpak vanaf het begin draagt daar heel veel aan bij. Tijdens het onderzoek — in elk geval in de eerste jaren, en zeker totdat alle onderdelen van het editieproces ten minste eenmaal aan de orde zijn geweest — zullen regelmatig nieuwe beslissingen over de werkwijze genomen moeten worden en oude bijgesteld. Telkens zullen die keuzes en afspraken direct moeten worden opgenomen in dit document.

Repository

Voor het Mondriaan Editieproject is schijfruimte ingericht op een repository zodat teamleden werkend vanuit het RKD en het Huygens ING toegang tot de documenten hebben. Dit document is bedoeld als verantwoording voor de wijze waarop welke informatie op welke plaats kan worden opgeborgen op de repository. Voor de continuïteit en vindbaarheid van documenten voor alle medewerkers van het project is het essentieel dat de hieronder beschreven richtlijnen worden gevolgd. Bovendien kan dit document helpen bij twijfel bij opberging van gegevens of raadpleging.

Inchecken en updaten

Alle bestanden die voortkomen uit het project (dus niet alleen de tekstbestanden maar ook de documentatie, administratie etc.) worden opgeslagen in de Repository. Het is van groot belang dat alle vergaarde informatie voor alle medewerkers in het project beschikbaar is. Om die reden is het volgende een volstrekt vereiste:

1. ALVORENS ZIJN/HAAR COMPUTER (AAN HET EINDE VAN DE DAG) AF TE SLUITEN DOET ELKE MEDEWERKER EEN COMPLETE CHECK-OUT NAAR DE REPOSITORY. Vaker uitchecken is zeker toegestaan.
2. BIJ HET OPENEN VAN DE SVN-CLIENT DOET ELKE MEDEWERKER EEN COMPLETE CHECK-IN UIT DE REPOSITORY.

Voor alle typen bestanden zijn mappen gemaakt met een vastgestelde indeling. Het is toegestaan nieuwe bestanden in bestaande mappen toe te voegen (als ze daar ook thuishoren). Het toevoegen, verwijderen of verplaatsen van mappen is achter alleen toegestaan na overleg door editeurs en documentalist omdat anders bij in- en uitchecken verwarring kan ontstaan.

Gebruikers

De editeurs werken voornamelijk in de map Teksten. Daarnaast zijn zij verantwoordelijk voor de mappen Apparaat, Verantwoording en Tests. In deze mappen maken zij zelf documenten aan. In de submappen onder Commentaar werken ze in bestaande documenten en maken, in overleg met de documentalist, nieuwe documenten aan. De documentalist is verantwoordelijk voor de submappen onder Commentaar en maakt bestanden aan. De documentalist voegt hier nieuwe gegevens aan toe, die onder andere worden aangeleverd door de editeurs. Alle documenten in de mappen Apparaat, Teksten en Verantwoording worden door de documentalist ter raadpleging gebruikt maar zal daar geen wijzigingen in aanbrengen.

Overige opmerkingen

Voor de leesbaarheid zijn de namen van de hoofdmappen in hoofdletters weergegeven. Bij documentatiemateriaal dat wordt gescand uit boeken, wordt altijd de voorkant opgenomen.

Structuur repository

De hoofdstructuur van de repository is als volgt:

• Administratie
• Bibliotheek
• Commentaar
  • Begeleidende teksten
  • Biografische Mondriaan documentatie
• Documentatie
  • Info – per brief
  • Organisatie – kunst
  • Organisatie – overig
  • Personen
  • Publicaties
• Inventarisatie_beheer
  • Bewaarplaatsen
  • Herkomstonderzoek
  • Inventarisatie
  • Selectie pilot
• Secundair
• Teksten
  • Letters
  • Letters Preliminary
  • Writings
• Tests and Samples
• Verantwoording
  • Editieverantwoording (van N-schijf)
  • Documentation